Dagboek Myrthe Strijker: 'Nog maar vier weken tot het Fietsfestival Drenthe en dat betekent iets meer werkdruk en spanning'

Vrijdag 30 juli

Nog maar vier weken tot het Fietsfestival Drenthe en dat betekent toch iets meer werkdruk en spanning. De laatste dingen moeten nu definitief bij elkaar komen en ik begin de dag met het opstellen van een overzicht om te kijken waar er nog gaten vallen in de programmering. Afgelopen week hebben wij op social media een oproep geplaatst voor leuke extra activiteiten en daar komen hele diverse dingen op binnen. Van een zingende ijscoman tot een vuurspuwende draak. Daarnaast plan ik social mediaberichten voor de komende week in en worden de laatste flyers verspreid.

Zaterdag 31 juli

Op zaterdag zelf de fiets gepakt om een gedeelte van één van de routes nogmaals te bekijken. De paaltjes onderweg worden genoteerd en ook bekijk ik de ruimte van één stopplaats, zodat we weten hoe we de catering en het entertainment het beste kunnen neerzetten met oog op alle coronamaatregelen. Het Fietsfestival duurt drie dagen (19, 20 en 21 augustus) en elke dag is er een nieuwe route van 30, 40 en 60 kilometer. De eerste dag gaan we richting Nieuw-Balinge/Sleen, dag 2 richting Wijster/Orvelte en de laatste dag richting Zuidwolde/Balkbrug. In de voorgaande weken heb ik met twee vrijwilligers alle routes al eens gefietst om alles in kaart te brengen. Waar kunnen we het beste stoppen, wat zijn drukke punten waar verkeersregelaars ingezet moeten worden en wat zijn mooiere alternatieven.

Zondag 1 augustus

Even geen mailtjes, telefoontjes of overleg met betrokkenen. Een rustige dag met veel regen waarop ik de Olympische Spelen eens volg.

Maandag 2 augustus

Mijn dag begint met overleg. Met het evenement komen we door zes verschillende gemeentes en bij al deze gemeentes moeten vergunningen aangevraagd worden. Bij de één maken we alleen gebruik van de openbare weg, maar bij de andere worden er onderweg ook stopplekken ingericht. Ik ben benieuwd naar de stand van zaken en bel met alle contactpersonen om de laatste stand van zaken door te nemen. Verder krijg ik de hele dag door telefoontjes van mensen met vragen over bijvoorbeeld de routes. Ik leg uit dat de route wordt aangegeven met bordjes en dat men onderweg kan bepalen hoeveel kilometer ze willen fietsen. Ook enkele vragen over het aanmelden. Dit kan alleen online en we starten vanwege corona in tijdsblokken. Sommige mensen willen nog graag om 10.00 uur starten, maar dat tijdsblok is al vol, ik kijk in welke tijdsblokken ze nog wel kunnen starten. Naast deze telefoontjes ook diverse mailtjes beantwoord en verstuurd en ik sluit de dag af met een online overleg met één van onze sponsoren. Even afstemmen wat zij precies willen en kunnen doen. Een drukke maar gezellige dag.

Dinsdag 3 augustus

Vandaag maak ik het draaiboek definitief. In het draaiboek staan de gegevens van de personen die een bijdrage leveren aan het evenement met daarbij alle acties die er uitgevoerd moeten worden. Denk daarbij aan de mannen die de routes uitzetten, de verkeersbegeleiders, de mensen van de surveillance, EHBO, de contactpersonen op alle stopplekken en de mensen die ons helpen bij de start en onderweg. Het draaiboek start elke fietsdag om 07.00 uur, want dat is de tijd dat de route-uitzetters vertrekken en eindigt rond 18.30 uur met het opruimen. Per tijdsmoment wordt er precies omschreven wie wat doet. Resultaat: 14 kantjes. Mocht ik uitvallen, dan weten mijn collega’s door het draaiboek precies wat er wanneer moet gebeuren. Het Fietsfestival is niet het enige event dat voor de komende tijd op de planning staat, dus de rest van de dag besteed ik aan andere projecten.

Woensdag 4 augustus

De dagen vliegen voorbij en zo ook de woensdag. Ik denk na over input voor onze nieuwsbrief, begin met de e-mail die alle deelnemers een week voor tijd ontvangen met alle praktische informatie over deelname. Ik heb afstemming met cateraar Van ’t Hooge over de catering onderweg, de facilitaire zaken die nog geregeld moeten worden en geef de aantallen door van de foodboxen die inmiddels al zijn besteld. Vanwege corona mogen wij geen hapjes meer uitgeven, vandaar dat we een mooie samenwerking hebben met Van ’t Hooge. Deelnemers kunnen van te voren een lunch of borrelbox bestellen via onze website en kunnen deze dan tijdens het event ophalen. Daarnaast zijn Van ’t Hooge, maar ook Bakken met Plaizier onderweg aanwezig en kunnen deelnemers bij diverse uitgiftepunten drinken en eten kopen. De posters voor de A0 borden worden besteld, de programmakaart samengesteld en de laatste mailtjes beantwoord. Voor ik het weet is het 17.30 uur en trek ik de deur achter mij dicht. Morgen weer een nieuwe dag!